介護施設では、おむつや衛生用品、事務用品、食材など、多岐にわたる物品の発注業務が毎日発生します。しかし人手が限られる現場で、これらの発注先をまとめて管理するのは簡単ではありません。棚を見て数を数え、業者ごとに違う方法で注文するという流れが積み重なると、非効率な在庫管理そのものがスタッフの負担になっていきます。

本記事では、介護施設の発注業務が抱える課題を整理し、業務を効率化するための具体的な方法や、発注・在庫管理に使われるシステムの種類を比較して解説します。あわせて、食材や給食のように専門性が高い分野の発注をどう扱うかについても触れていきます。

介護施設の発注業務における3つの課題｜人手不足とコスト増を招く原因

介護施設の発注業務には、規模や地域を問わず共通して見られる課題があります。これらはスタッフの業務負担を増やすだけでなく、施設の経営にも影響を及ぼす可能性があります。ここでは主な課題を3つに分けて詳しく見ていきましょう。

課題1：業者ごとに発注方法が異なり手間がかかる

介護施設では、おむつ、衛生用品、事務用品、食材など、品目ごとに異なる複数の業者と取引するのが一般的です。

その際、業者ごとに電話、FAX、専用の発注システムなど注文方法がバラバラであるため、担当者はそれぞれの手順を覚え、使い分ける必要があります。発注先を一括で管理できず、業者ごとに作業を繰り返すことは、時間と手間がかかる大きな要因です。

課題2：目視による在庫確認と手作業での発注が負担になっている

多くの施設では、現在もスタッフが倉庫や棚を回り、目視で在庫数を確認し、手書きで発注リストを作成するアナログな管理が行われています。

この方法は、確認漏れや数え間違いといった人為的なミスが起こりやすく、発注の重複や不足につながる可能性があります。また、定期的な棚卸作業もスタッフの大きな負担となり、本来の介護業務を圧迫してしまいます。

課題3：消耗品費が経営を圧迫している

入居者の人数や状態によって日々消費量が変動するおむつや手袋、消毒液などの消耗品は、施設の支出において大きな割合を占めます。

発注のタイミングや数量を適切に管理できていないと、過剰在庫を抱えてしまったり、逆に急な在庫切れで割高な商品を購入せざるを得なくなったりします。こうした積み重ねが、消耗品費が経営を圧迫する一因となっています。

 

介護施設の発注業務を効率化する3つの方法

煩雑な発注業務を改善し、スタッフの負担を軽減するためには、担当者の努力ではなく仕組みそのものを見直すことが重要です。ここでは、介護施設の発注業務を効率化するための具体的な方法を3つ紹介します。自施設の状況に合わせて、導入を検討してみてください。

方法1：発注先を一本化できるまとめサービスを利用する

これまで業者ごとに個別に行っていた発注を、一つの窓口にまとめて依頼する方法です。複数の業者への連絡や伝票処理が不要になり、発注業務にかかる時間を削減できます。請求書も一本化されるため、経理作業の負担軽減にもつながります。

介護用品から事務用品まで幅広く取り扱う法人向けの通販サイトなどが、この考え方に該当します。

方法2：IoT機器で在庫管理・発注を自動化する

IoT（モノのインターネット）技術を活用して、在庫管理や発注作業を自動化する方法も有効です。例えば、在庫品の下に重量センサーを搭載したマットを設置し、残量が一定値を下回ると自動で発注する仕組みがあります。

スタッフが在庫数を数える手間が省けるため、発注漏れや過剰在庫を防ぎ、適正な在庫を保ちやすくなります。

方法3：PCやスマホから注文できるシステムに切り替える

従来の電話やFAXによる発注から、パソコンやスマートフォンで完結するオンラインの発注方法へ切り替えることも効率化につながります。時間や場所を選ばずに発注できること、注文履歴がデータで残り管理しやすいことがメリットです。

発注業務の属人化を防ぎ、複数のスタッフで情報を共有しながら対応できるようになる点も見逃せません。担当者が休んだ日に発注が止まる、という状況を避けられます。

介護施設の発注をまとめやすい購買サービス4選｜特徴を比較

ここでは、介護施設の発注業務を効率化する代表的な通販・購買プラットフォームを4つ取り上げます。品揃えやサポート体制に違いがあるため、自施設のニーズに合うかどうかという視点で比較しましょう。多くのサービスでは法人向けの掛売り販売に対応しており、支払業務の簡略化も可能です。

サービス	運営	特徴
スマート介護	プラス株式会社	介護現場向けの品揃えとサポート体制
アスクル	アスクル	事務用品から介護用品まで幅広く調達
ビズらく	コクヨ	購買管理機能が充実した法人向けシステム
コレイル	全国介護事業者連盟	介護食や備品を組合員価格で共同購買

スマート介護｜介護用品に特化した品揃えと手厚いサポート

オフィス用品通販のスマートオフィスで知られるプラス株式会社が運営する、介護施設向けの通販サイトです。介護用品やリハビリ用品、レクリエーション用品など、介護現場のニーズに特化した約25,000点以上の品揃えが特徴です。

施設への導入事例も多く、専任担当者によるサポート体制が整っている点も選ばれる理由になっています。

アスクル｜事務用品から介護用品までワンストップで調達可能

法人向け通販サービスの最大手として知られています。事務用品やコピー用紙のイメージが強いものの、介護用品や衛生用品、生活用品、医薬品まで幅広い商品を取り扱っています。

施設で必要な備品の多くを一括で調達できるため、発注の手間をまとめて減らしたい施設に向いています。

ビズらく｜幅広い商品とコスト管理を両立する法人向けサービス

文具・オフィス家具メーカーのコクヨが運営する、中規模・大規模法人向けの購買システムです。アスクルが取り扱う商品に加え、約800万点以上のアイテムを販売しており、幅広いニーズに対応できます。

価格交渉機能や購買プロセスの管理機能が用意されているため、発注業務の効率化と支出の見直しを同時に進めたい施設に適しています。

コレイル｜介護食や備品に強く、きめ細やかな対応が特徴

全国介護事業者連盟が運営する、介護事業者のための共同購買プラットフォームです。介護食や消耗品、備品などを組合員価格で提供しており、コスト面のメリットが期待できます。

共同購買のスケールメリットを活かしつつ、各施設の要望に合わせた対応が期待でき、地域や施設の特性に応じた発注が可能です。

食材・給食の発注をまとめる｜厨房業務を楽にするシステムの種類

 

介護施設の食事提供において、食材の発注は専門性が高く、管理が煩雑になりやすい業務です。栄養バランスやアレルギー、きざみ食・ミキサー食といった個別の食形態への対応など、配慮すべき点が多くあります。

また、消耗品と違って食材には旬や天候による相場の動きがあり、同じ数量を毎月同じ条件で確保できるとは限りません。ここでは、厨房業務の負担を軽減し、食材の発注をまとめて効率化できるシステムの種類を紹介します。

献立作成と連動して食材を自動発注できる栄養管理ソフト

栄養管理ソフトの中には、献立作成機能と食材発注機能が連動しているものがあります。管理栄養士や担当者が献立を作成すると、必要な食材と数量が自動的に算出され、発注リストが作成されます。

手作業による計算ミスや発注漏れを防ぎ、在庫管理の手間を減らせます。複数の取引先への発注もシステム上で一元管理が可能です。

調理済み食材（クックチル）で厨房の負担を軽減する

厨房の人手不足が深刻な施設では、調理済み食材を提供するサービスの利用も選択肢になります。専門のセントラルキッチンで調理・急速冷却された食事が届き、施設では再加熱するだけで提供できます。

献立に合わせて必要な分だけ発注できるため、食材の仕入れや下処理、調理に関わるスタッフの負担を軽くできます。生鮮の食材を使いながら下処理の手間だけを減らしたい場合は、用途に合わせて加工された業務用カット野菜の活用方法もあわせて検討すると、厨房の作業時間を見直しやすくなります。

自施設に合った発注システムの選び方｜失敗しないための3つのチェックポイント

発注システムやサービスを導入する際は、自施設の状況やニーズに合っているかを見極めることが重要です。ここでは、システム選びで失敗しないために確認すべき3つのポイントと注意点を解説します。

ポイント1：施設の規模と取り扱い品目の範囲を確認する

まず、検討しているシステムが自施設の規模（入居者数やベッド数）に対応しているかを確認します。あわせて、施設で必要となる品目（介護用品、医薬品、事務用品、食材など）を幅広くカバーしているかも重要な選定基準です。

特定の分野には強くても、他の分野の商品が少ないサービスもあります。ワンストップで発注を完結させたい場合は、事前に取り扱い範囲を確かめておきましょう。

ポイント2：導入費用と月額料金のコストパフォーマンスを比較する

システムの導入には、初期費用や月額利用料が発生します。料金体系はサービスによって異なるため、複数を比較し、総コストを把握することが大切です。

料金の安さだけで選ぶのではなく、その費用に見合った業務効率化やコスト削減の効果が得られるかを検討しましょう。無料トライアル期間などを活用して、費用対効果を見極める方法も有効です。

ポイント3：現場スタッフが直感的に使える操作性か確かめる

どれだけ高機能なシステムでも、実際に使う現場のスタッフが使いこなせなければ意味がありません。IT機器の操作に不慣れなスタッフがいる場合も想定し、誰でも分かりやすく操作できる画面かを確認することが重要です。

導入前にはデモ画面を試したり、トライアルを利用したりして、操作研修の必要性も含めて判断しましょう。

介護施設の発注をまとめる際のよくある質問

発注業務の効率化を目的にシステム導入やサービスの切り替えを検討する際、担当者が抱きやすい疑問をQ&A形式で整理しました。

Q. 介護施設でバラバラになっている発注先を一本化するにはどうすれば良いですか？

一括発注に対応した法人向け通販サイトや購買システムの利用が効率的です。複数の業者への注文や支払いをまとめて管理できる機能があるため、担当者の事務作業の負担が軽くなり、発注プロセス全体をシンプルにできます。

一方で、食材のように品質や規格の確認が必要な品目は、条件を相談できる取引先を確保しておくことも大切です。

Q. 介護施設の発注システムを導入すると、どのくらいコストを削減できますか？

施設の規模や導入するシステムによって削減額は異なりますが、主に人件費と消耗品費の削減が期待できます。発注業務の自動化は残業時間の削減につながります。

また、適切な在庫管理によって過剰在庫や欠品を防ぎ、無駄な支出を抑える効果も見込めます。

Q. 介護施設の食材発注システムを選ぶ際の注意点は何ですか？

アレルギー情報や、きざみ食・ミキサー食といった個別の食形態への対応が柔軟にできるかが重要な注意点です。

また、使用している栄養管理ソフトとスムーズに連携できるか、現場の調理スタッフが直感的に操作できるかも確認しておきましょう。

まとめ

介護施設の発注業務は、業者ごとに異なる手順やアナログな在庫管理により、現場スタッフの負担になりやすい業務です。改善の方向性としては、発注先を一本化する仕組みの活用、IoT機器による在庫管理の自動化、オンライン発注への切り替えなどが挙げられます。

ただし、すべての品目を同じ方法でまとめられるわけではありません。消耗品は仕組みで自動化しやすい一方、食材は品質や規格の確認が必要になるため、相談しやすい取引先を持っているかどうかが安定した運用を左右します。自施設の規模と課題を見極めながら、効率化とコスト管理を両立できる形を選んでいきましょう。

北のやさい便が選ばれる理由

発注の仕組みを整えても、青果だけは思い通りにいかないという声は少なくありません。天候によって入荷状況が変わり、同じ規格でも大きさや食感に差が出ることがあります。こうした天候による生育への影響は、農林水産省の野菜における夏季の高温対策のページでも品目ごとに紹介されています。給食や施設の食事では、食べやすさや切りやすさがそのまま提供のしやすさに直結するため、数量だけを揃えれば済むわけではないのです。

北のやさい便は、北海道の産地とつながりながら、業務用の青果を必要とする事業者へ届けています。どの品目をどの時期に、どのくらいの数量で、どのような大きさや状態で使いたいのか。そうした条件を伺いながら、無理のない供給の形を一緒に考えていく進め方を大切にしています。価格やロットは商品・時期・数量などによって変わるため、まずは現場の使い方をお聞かせいただくところから始めていただければと思います。

厨房の人手が限られている施設では、下処理をどこまで外部に任せられるかが負担の分かれ目になります。皮むきやカットの工程を減らせれば、その時間を盛り付けや配膳、入居者への対応に回せます。産地から届く青果をどのような形で受け取るのが現場に合っているのか、業務用野菜の卸売・産地直送の仕組みもあわせて確認しながら検討すると、判断がしやすくなります。

また、献立を立てる段階で旬の動きを把握しておくと、無理のない仕入れ計画につながります。使いたい品目が手に入りにくい時期に集中していないか、代わりに使える食材があるか。こうした確認を事前にしておくだけでも、急な変更に追われる回数は減っていきます。

発注をまとめたい、規格を揃えたい、数量の増減に対応してほしい。ご要望は施設ごとに異なります。現在の課題や希望する条件をお聞かせいただければ、対応できる範囲をお伝えしますので、仕入れの見直しをお考えの際はお気軽にご相談ください。